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Defizitliste

Was ist eine Defizitliste?

Eine Defizitliste ist für die Nachbearbeitung kritischer Punkte vorgesehen. Wenn der Auditor während einem Audit Mängel feststellt, dann können diese in der Defizitliste von dem Auditierten abgearbeitet werden. Beide Parteien können jederzeit den Bearbeitungsvorgang verfolgen.

Es kann nützlich sein, diese Liste einzusehen, bevor das nächste Audit in der Filiale durchgeführt wird.

Wie erstelle ich eine Defizitliste?

Es ist entweder direkt nachdem ein Audit beendet wurde oder erst nach einem beendeten Review möglich eine Defizitliste zu erstellen.

  • Klicken Sie auf “Auditmanagement”
  • Wählen Sie den Reiter “Durchgeführte Audits”
  • Suchen Sie das Audit, für das Sie eine Defizitliste erstellen möchten und klicken Sie den Button “Mit Credit freigeben”

Hier ist der sogenannte Bezahlpunkt für das Audit Tool. Nachdem Sie diesen Button gedrückt haben, wird Ihnen angezeigt wie viele Audit Credits für die Freigabe des Audits abgebucht werden.

  • Wählen Sie den Reiter “Defizitliste”
  • Wählen Sie bei “1. Punkte und Gewichtung” die Punkte und entsprechende Gewichtung aus, die bei diesem Audit mit einem Defizit gleichzusetzen sind
  • Klicken Sie den Button “Defizitliste anzeigen”
  • Nun erscheinen Checkboxen auf der linken Seite neben jeder Frage, die durch die vorherige Auswahl herausgefiltert wurden. Wählen Sie die Fragen ,die tatsächlich in der Defizitliste erscheinen sollen
  • Klicken Sie “Ergänzungen und Anhänge filtern” um auszuwählen, welche weiteren Informationen für den Auditierten zur Bearbeitung der Defizitliste hilfreich sind. Zusätze sind Inhalte, die bei der Erstellung des Audits hinzugefügt wurden. Anhänge würden von dem Auditor während des Audits hinzugefügt
  • Klicken Sie “Vorschau anzeigen”
  • Klicken Sie “In Filiale veröffentlichen” um die Defizitliste dem Auditierten zur Abarbeitung zur Verfügung zu stellen. Sie können auch jederzeit zu einem der vorangegangenen Schritte zurückkehren, um Einstellungen zu ändern

Anschließend erscheint die Defizitliste so, wie sie auch der Auditierte sieht und steht beiden Seiten zur Bearbeitung zur Verfügung. Auditor und Auditierter können sich über die Inhalte der Defizitliste austauschen (Dateien als Nachweis hochladen und Kommentare schicken) und die Aktionen des jeweils anderen sehen.

In der Defizitliste des Auditors ist direkt eine hellblaue Sprechblase mit Sanduhr zu sehen. Das bedeutet, dass hier eine Aktion des Auditierten erforderlich ist. Der Auditor kann jedoch jederzeit einen Kommentar senden:

  • Klicken Sie auf eine hellblaue Sprechblase mit Sanduhr
  • Fügen Sie einen Kommentar hinzu, falls notwendig
  • Klicken Sie “Senden”
  • Klicken Sie auf eine dunkelblaue Sprechblase, wenn Sie sehen möchten, wie der Auditierte das Defizit bearbeitet hat
  • Klicken Sie auf “Akzeptieren”, wenn die Antwort zeigt, dass das Defizit vollständig bearbeitet wurde
  • Klicken Sie auf “Ablehnen” und geben Sie einen Kommentar ein, wenn das Defizit noch weiter bearbeitet werden muss
  • Wenn alle geöffneten Dialoge mit dem Auditor akzeptiert wurden, sehen Sie das daran, dass überall hellblaue Sprechblasen mit einem Haken darauf zu sehen. Außerdem zeigt Ihnen der Counter oben rechts auf dem Bildschirm den Bearbeitungsstatus an.

Wie kann ich eine Defizitliste bearbeiten?

Einmal erstellt und in der Filiale veröffentlicht (dem Auditierten also zugestellt) kann die Defizitliste nicht mehr verändert werden. Bearbeiten können Sie die Defizitliste nur im Sinne einer Abarbeitung.

Abarbeitung durch den Auditierten:

Der Auditierte kann die Defizitliste in seiner Filiale einsehen. Der Dialog folgt der gleichen Logik, wie das Review.

  • Klicken Sie in Ihrer Filiale auf den Menüpunkt “Defizitliste”
  • Wählen Sie den Reiter “In Bearbeitung”
  • Wählen Sie das Audit aus, zu dem Sie die Defizitliste bearbeiten möchten
  • Klicken Sie bei der Frage, die Sie bearbeiten möchten, auf die hellblaue Sprechblase
  • Nun können Sie einen Kommentar für den Auditor hinzufügen
  • Außerdem können Sie per Drag&Drop (herüberziehen) oder mit den Button “DATEIEN AUSWÄHLEN” eine Datei hinzufügen
  • Klicken Sie “Senden”

Nun erscheint eine hellblaue Sprechblase mit einer Sanduhr. Sie müssen jetzt darauf warten, ob der Auditor Ihre Lösung des Defizits akzeptiert (Sanduhr wird zu einem Haken) oder ablehnt (dunkelblaue Sprechblase).

  • Klicken Sie auf eine dunkelblaue Sprechblase, wenn Sie sehen möchten, was der Auditor zu Ihrer Bearbeitung kommentiert hat

Nun müssen Sie wieder einen Lösungsvorschlag versenden. Dieser Dialog geht so lange, bis der Auditor die Bearbeitung jedes Defizits akzeptiert hat und die Liste somit fertig abgearbeitet ist.

Wie kann ich eine Defizitliste löschen?

Eine Defizitliste kann nicht gelöscht werden.

Sobald eine Liste fertig abgearbeitet ist, wird sie für den Auditor weiterhin in dem Audit zu sehen sein. Der Auditierte kann eine beendete Defizitliste in dem Menüpunkt Defizitliste in dem Reiter “Fertig” einsehen.