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Auditvorlagen

Was ist eine Auditvorlage?

Alle Auditfragen müssen in einer Auditvorlage angelegt werden. Die Auswertung ist auch Teil der Vorlage und wird von Ihnen angepasst. Die Inhalte können anschließend einfach kopiert und für neue Vorlagen verwendet werden. Außerdem können Sie eine Vorlage als Entwurf speichern, um später daran weiter zu arbeiten.

Die selbe Auditvorlage kann für beliebig viele zu auditierende Betriebe verwendet werden.

Wie kann ich eine Auditvorlage erstellen?

  • Klicken Sie auf “Auditvorlagen”
  • Klicken Sie auf das “+”-Symbol
  • Geben Sie einen Namen ein
  • Geben Sie optional eine Beschreibung ein. Diese ist später in der Auditvorlagenübersicht auch sichtbar und hilft Ihnen, die Vorlagen bei Doppelbenennung auseinander zu halten.
Kapitel hinzufügen
  • Klicken Sie auf “+ Kapitel”
  • Geben Sie optional einen Kapitelnamen ein
  • Fügen Sie Label(s) hinzu, um sie später für unterschiedliche Berichtstypen als Filter zu verwenden (filtert komplettes Kapitel in Berichten heraus)
  • Klicken Sie “+ Neues Unterkapitel”
  • Geben Sie einen Namen ein
  • Geben Sie optional ein Schlagwort ein (erscheint auf der Unterkapitelkachel im Web Dashboard als Orientierungshilfe)
  • Fügen Sie optional Label(s) hinzu (filtert Unterkapitel in Berichten heraus)
  • Geben Sie optional eine Beschreibung ein (geben Sie hier eine Zusammenfassung ein, wenn es ein sehr langes Unterkapitel ist)
  • Fügen Sie optional Informationen hinzu, um separat auf Normen u. ä. relevante Schriften zu verweisen.

Schlagwort, Beschreibung und Informationen erscheinen nicht im Audit in der App. Es sind Angebote, die Ihnen bei der Orientierung im Web Dashboard helfen können.

Anschließend stehen Ihnen sieben Fragetypen zur Verfügung, von denen drei durch Punkte und Gewichtung das Auditergebnis bestimmen. Diese sind: Ja/Nein, Smiley und Auswahl. Beachten Sie bei der Punktevergabe, dass null Punkte für die schlechteste/falsche Antwort verwendet werden müssen!

  • Fügen Sie per Drag&Drop (rüberziehen) eine Frage hinzu
  • Jeder Fragetyp verlangt die Texteingabe einer Frage
  • Zu jedem Fragetyp gibt es optional folgende Möglichkeiten:
    • Pflichtfrage: muss vom Auditor beantwortet werden
    • KO-Frage: bestimmte Antwort(en) hat/haben Auswirkung auf das gesamte Auditergebnis
    • Nicht anwendbar: keine Auswirkungen auf das Gesamtergebnis
    • Vorlage: um den gleichen Fragetyp mit genau den Einstellungen wieder zu verwenden
  • Durch Drag&Drop-Funktionalität im gesamten Editor (sechs Punkte an Kapitel und Unterkapitel) können Sie An- und Unterordnung verändern
  • Speichern Sie Ihre Arbeit am Unterkapitel oben rechts mit “Speichern”

Wieder im Auditvorlageneditor angekommen, schauen Sie sich am besten zunächst die Ergebnisauswertung am Ende der Auditvorlage an, machen sich mit dem System vertraut und legen firmeninterne Regeln fest.

Bestehendes Kapitel hinzufügen

Wenn Sie bereits eine Auditvorlage erstellt und veröffentlicht haben, können Sie aus dieser Vorlage Elemente verwenden.

  • Klicken Sie auf “+ Bestehendes Unterkapitel”
  • Wählen Sie eine Auditvorlage aus
  • Wählen Sie ein oder mehrere Unterkapitel aus (Hierbei hilfreich: Schlagwort auf der Kachel oder “Details…” anklicken)
  • Klicken Sie “Speichern”
Unterkapitel kopieren

Manchmal sind sich Unterkapitel sehr ähnlich. Wenn Sie z. B. eine komplette Bestandsaufnahme jedes Raumes machen möchten, dann hat jeder Raum gleiche Elemente (Fenster, Boden, …).

Nachdem Sie ein Unterkapitel für Raum 1 angelegt haben, können Sie auf das kleine Icon mit den zwei Blättern auf der Kachel Ihres Unterkapitels klicken und haben sofort ein identisches Unterkapitel in Ihrer Auditvorlage.

Auswertung festlegen

Dieser Punkt ist relevant, wenn Sie in der Vorlage Fragen mit Punkten und Gewichtung verwendet haben. Scrollen Sie in der Auditvorlage wieder nach unten zu dem Ergebnis:

  • Klicken Sie auf die Fragezeichen in den grauen Boxen. Diese helfen, den Auditinhalt für die Auswertung zusammenfassen
  • Entscheiden Sie, ob Sie die Ganzzahlrundung deaktivieren möchten (für Definition auf das Fragezeichen klicken)
  • Klicken Sie bis zu vier Mal auf das “+”, um sechs Auditergebnisse definieren zu können
  • Tragen Sie Prozente ein und prüfen, ob die automatisch generierte dazu passende Punktzahl in Ihr Bewertungsschema passt. Für beide gilt: schlecht=0!
  • Benennen Sie die Auditergebnisse
  • Klicken Sie auf “Speichern”
  • Wählen Sie entweder “Speichern und freigeben” = Inhalt der Vorlage für weitere Auditvorlagen und/oder Vorlage für Audits verwenden ODER wählen Sie “Als Entwurf speichern” = an einer unfertigen Auditvorlage zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten

Wie kann ich eine Auditvorlage editieren?

  • Klicken Sie auf “Auditvorlagen”

In der Auditvorlagentabelle zeigt Ihnen die Spalte “Veröffentlicht” an, ob es sich um einen Entwurf oder eine bereits veröffentlichte Version der Auditvorlage handelt. Wenn Sie eine bereits veröffentlichte Vorlage bearbeiten, dann zählt die Versionsnummer hoch!

  • Klicken Sie auf die Auditvorlage, die Sie bearbeiten möchten
  • Klicken Sie auf den kleinen Stift auf der Kachel des Unterkapitels
  • Editieren Sie Elemente analog zu dem Bearbeitungsvorgang
  • Klicken Sie auf “Speichern”

Wie kann ich eine Auditvorlage löschen?

  • Klicken Sie auf “Auditvorlagen”
  • Klicken Sie auf die Auditvorlage, die Sie löschen möchten
  • Klicken Sie “Auditvorlage löschen”
  • Bestätigen Sie den Löschvorgang mit “Ja”

Kapitel und Unterkapitel haben beide eine separate Löschfunktion. Verwenden Sie diese, wenn Sie nur Teile der Vorlage löschen möchten.