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Berichte

Was sind Berichte?

Berichte dienen dazu, dem Auditierten das Auditergebnis mit verschiedenen Schwerpunkten (Filtern) zur Verfügung zu stellen. Schwachstellen und Optimierungspotenzial können so klar kommuniziert werden.

Es ist sinnvoll, sich mit diesem Artikel auseinander zu setzen, bevor Sie Audits anlegen. So haben Sie die Möglichkeit, sich in Ihrem Betrieb auf Standards zu einigen, die es ermöglichen werden, die gewünschten Berichte zu erstellen.

Wie kann ich einen Bericht erstellen?

  • Klicken Sie auf “Auditmanagement”
  • Wählen Sie den Reiter “Durchgeführte Audits”
  • Wählen Sie das Audit für das Sie einen Bericht erstellen möchten
  • Klicken Sie auf den Reiter “Bericht”

Hier sehen Sie bereits den ersten Bericht so, wie er in den Rahmenbedingungen zum Audit festgelegt wurde.

  • Klicken Sie unten rechts auf das “+”
  • Geben Sie einen Namen für den Bericht ein (optional)
  • Wählen Sie Fragetypen, Zusätze und Anhänge aus, die in dem Bericht erscheinen sollen. Zusätze sind Inhalte, die bei der Erstellung des Audits hinzugefügt wurden. Anhänge wurden von dem Auditor während des Audits hinzugefügt. Stellen Sie sich hier die Frage, was der Auditierte sehen soll.
  • Wählen Sie Punkte und Gewichtung aus. Auf diese Weise können Sie bestimmte Kategorien der Bewertung herausfiltern (z. B. Abwertungen, die man besonders beachten soll, aber noch keine Defizite waren). Punkte bieten die Möglichkeit, die besten und die schlechtesten Ergebnisse zu filtern. Mit der Gewichtung filtern Sie mehr oder weniger “wichtige” Ergebnisse.
  • Wählen Sie zusätzlich eine Labelfilter aus, wenn Sie bestimmte Themen in einem separaten Bericht abbilden möchten (z. B. bauliche Mängel für die Hausverwaltung herausfiltern).
  • Anschließend sehen Sie die Berichtsvorschau. So können Sie den Bericht über den Button “In Filiale veröffentlichen” dem Auditierten zur Verfügung stellen.

ODER

  • Klicken Sie auf “Deckblätter”

Hier können Sie Ihrem Bericht einen Freitext, Kapitel- und Labelauswertungen sowie extra Tabellen mit K.O.-Fragen und Handlungsanweisungen hinzufügen.

Für den Freitext stehen Ihnen verschiedene Optionen für die Textformatierung zur Verfügung.

Kapitel- und Labelauswertungen können in Tabellenform, als Balkendiagram und/oder als Radardiagram dargestellt werden. Diese grafischen Darstellungsformen sind sehr nützlich, um einen schnellen Überblick darüber zu bekommen, wie sich das Gesamtergebnis zusammensetzt. Besonders bei sehr langen Audits kann der Auditierte so in dem Bericht direkt zu den Fragen springen, die ihn besonders interessieren.

Eine separate Auflistung der K.O.-Fragen und Handlungsanweisungen ist bei einer problemorientierten Betrachtung der Berichte ebenfalls ein Argument für eine Zeitersparnis.

Durch die Veröffentlichung in der Filiale, also bei dem Auditierten, vermeiden Sie, dass Berichte per Mail erst sortiert werden müssen oder sogar im Spamordner landen. Sie können so viele Auditberichte wie benötigt erstellen.

Falls notwendig, kann der Bericht auch in der Berichtsansicht heruntergeladen oder ausgedruckt werden.

Wie kann ich einen Bericht bearbeiten?

Berichte können nicht mehr bearbeitet werden. Weder von dem Ersteller (Unternehmensebene), noch von dem Empfänger (Filialebene).

Wie kann ich einen Bericht löschen?

Berichte werden dauerhaft bei dem entsprechenden Audit gespeichert.