Immer wieder werden wir von Interessenten gefragt:
- “Was ist, wenn die Lebensmittelkontrolle kommt?“
- “Ist eine digitale Dokumentation anhand von flowtify zulässig?”
- “Was ist, wenn nach Papierausdrucken gefragt wird?”
Für die Kontrollbehörden ist eine digitale Dokumentation, wie zum Beispiel mit flowtify HACCP oder -IoT, bereits Alltag.
Das mag erstaunlich klingen, aber aufgrund der Fülle an Kontrollen, die jeder Lebensmittelkontrolleur regelmäßig durchführt, ist davon auszugehen, dass er oder sie im zuständigen Bezirk bereits eine Vielzahl an Betrieben mit digitalen Dokumentationssystemen antrifft. Ebenso trifft das auf regionale oder nationale privatwirtschaftliche Prüfinstitute zu, die unsere Kunden zusätzlich beschäftigen.
Dennoch eine berechtigte Frage: “Was ist, wenn die Lebensmittelkontrolle kommt?”
Kontrollen von HACCP-relevanten Dokumentationen folgen in der Regel demselben Muster:
1. Der Prüfer betrachtet die Kunden-Dokumentation aus der Vogelperspektive, d.h. oberflächlich und über einen größeren Zeitraum von ein paar Wochen oder Monaten.
Der flowtify HACCP Kalender spielt hier eine entscheidende Rolle, um nachzuweisen, dass regelmäßig dokumentiert wird. Mit 2-3 Klicks können Wochen- und Monatsübersichten angezeigt werden.
Dabei sollte man keine Angst vor Unregelmäßigkeiten in der Ansicht haben. Bei 365 Öffnungstagen und einem Team von 20-30 Mitarbeitern ist es selbstverständlich, dass es gelegentlich Auffälligkeiten gibt. Wichtig ist jedoch, dass erkennbar wird, dass sich um die Mängel gekümmert wird. Dies ist schließlich der Sinn eines jeden HACCP Konzeptes.
2. Womöglich wird bei einer Prüfung nach spezifischen Checklisten über einen gewissen Zeitraum gefragt, häufig zu den Themen: Wareneingang, Temperaturen oder Schulungen.
Der flowtify Checklistenbericht zeigt, nach Auswahl der gewünschten Zeitspanne, eine tabellarische Ansicht aller Aufgaben an. Diese sehr übersichtliche Darstellung über mehrere Wochen oder Monate hinweg ermöglicht Prüfern einen soliden Eindruck zu erhalten, ohne umständliches und manuellem Suchen zum Beispiel von Kühltemperaturlisten.
3. Ist noch mehr Detailtiefe gefragt, wird es in der Regel kritisch, hat der Befragte doch nicht zwingend alle Kontrollen selbst durchgeführt und dokumentiert. Es kann sein, dass nach einer spezifischen Aufgabe über eine gewisse Zeit gefragt wird. Das könnte zum Beispiel eine einzelne Kühleinheit sein, die in der Checklistenübersicht häufiger kleine Abweichungen angezeigt hat.
Der “Aufgabenbericht” beinhaltet für diesen Fall sowohl die gewünschte Aufgabe und den Zeitraum.
Als flowtify Kunde sind Sorgen, ein Prüfer könnte nicht die Informationen erhalten, die er benötigt, unbegründet. Prüfer sind begeistert von der klaren Struktur und leichten Auffindbarkeit von Informationen innerhalb des Eigenkontrollsystems, und auch von der leserlichen und optisch schnell zu erfassenden Darstellung sämtlicher Informationen.
Trotzdem, was ist mit der Frage: “Ist eine digitale Dokumentation anhand von flowtify zulässig?”
flowtify HACCP erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der EU VO 852/2004, die für Inverkehrbringer von Lebensmitteln verpflichtend ist, sondern ist auch Partner vom deutschen „Bundesverband der Lebensmittelkontrolleure”, BVLK.
Im Übrigen zählt bei einer Lebensmittelkontrolle, wie im privaten Leben, der erste Eindruck: Blitzt und glänzt ein Betrieb, weil die Mitarbeiter: innen ihre vorgeschriebenen, regelmäßigen Kontrollen dank flowtify HACCP durchführen und dokumentieren, gibt es erfahrungsgemäß keine Gründe für ausgiebige Detailprüfungen.
Aber: “Was ist, wenn nach Papierausdrucken gefragt wird?”
Alle Berichte können normal ausgedruckt, als PDF archiviert oder per E-Mail versendet werden.
Unserer Erfahrung nach, ist die Sorge unbegründet. Die Kontrollbehörden sind auch hier in ihrem Alltag häufig schon einen Schritt weiter, was den Umgang mit HACCP Dokumentationen angeht.
Sie sehen also, der von uns mit einem renommierten Prüfinstitut entwickelte Leitfaden bringt unsere Kunden durch jede Kontrolle.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden: Anleitungen für Betriebsprüfungen:
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