Häufige Fragen

flowtify ist eine B2B-Softwareplattform für digitale Qualitätssicherung in Gastronomie, Gemeinschaftsverpflegung und Handel. Sie digitalisiert HACCP-Eigenkontrollen, Temperaturüberwachung, Audits und die organisationsübergreifende Zusammenarbeit auf einer gemeinsamen Plattform.

flowtify ist für Betreiber mit mehreren Standorten gebaut: Restaurantgruppen, Caterer, Hotelketten, Lebensmitteleinzelhandel und Franchisesysteme. Einzelbetriebe nutzen dieselbe Plattform und wachsen ohne Systemwechsel in Multi-Site-Strukturen hinein.

flowtify besteht aus vier Modulen auf einer Plattform: flowtify HACCP für digitale Eigenkontrollen, flowtify SENSORS für automatisierte Temperaturüberwachung, flowtify AUDIT für strukturierte Audits und flowtify SUPERVISION für die Zusammenarbeit unabhängiger Organisationen. Alle Module teilen dieselbe Datenlogik und arbeiten zusammen.

Mehr dazu: Alle vier Module im Überblick

Nein. flowtify liefert den Rahmen, nicht den Inhalt: Ob Wareneingang, Temperaturkontrollen oder Reinigungspläne, Ihre Organisation definiert, was in welcher Frequenz und von wem geprüft wird. Wer nicht bei null starten möchte, nutzt Vorlagenbibliotheken aus über zehn Jahren Praxis.

Mehr dazu: flowtify HACCP im Detail

HACCP ist ein international anerkannter Ansatz, verankert im Codex Alimentarius, um Gefahren für die Lebensmittelsicherheit durch dokumentierte, gefahrenbasierte Eigenkontrolle zu beherrschen. Behörden weltweit verlangen sowohl das System als auch dessen Dokumentation: In der EU verpflichtet die Verordnung 852/2004 Lebensmittelunternehmen zu Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen; in den USA fordert die FDA gefahrenbasierte Präventivkontrollen im Rahmen des Food Safety Modernization Act (FSMA), mit verpflichtenden HACCP-Plänen etwa für Fischerei- und Safterzeugnisse, während die USDA FSIS HACCP für Fleisch- und Geflügelbetriebe vorschreibt. Das Grundprinzip ist überall dasselbe: Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht gemacht, mit rechtlichen Konsequenzen. flowtify hält diese Dokumentation revisionssicher, unabhängig davon, in welcher Rechtsordnung Sie tätig sind.

Mehr dazu: Lebensmittelkontrollen weltweit im Detail

flowtify kann über bis zu vier Stufen eskalieren. Sobald eine Frist verstreicht, wird die nächste Rolle in Ihrer Hierarchie per E-Mail informiert, von der Bezirksleitung bis zur Zentrale. In der letzten Stufe kann der Eintrag für die weitere Bearbeitung vor Ort gesperrt werden und bleibt mit seinem letzten Status in der Dokumentation, sichtbar bei externen Prüfungen.

In der Praxis sparen Führungskräfte mit flowtify HACCP rund 40 bis 60 Prozent ihrer Zeit für gesetzliche und interne betriebliche Kontrollen. Mitarbeitende dokumentieren Maßnahmen direkt in der App statt auf Papier.

Weitgehend ja. Manuelle Kontrollen erfassen nur einzelne Momente, Sensoren messen kontinuierlich rund um die Uhr. Abweichungen werden sofort erkannt und bewertet, die Dokumentation ist lückenlos.

flowtify empfiehlt LoRaWAN-Hardware von Milesight: robuste IP67-Gehäuse mit lebensmittelechten Materialien, bis zu fünf Jahre Batterielaufzeit und Gateways mit LAN, WLAN und LTE. Auf Wunsch kommen die Geräte vollständig vorkonfiguriert.

Mehr dazu: flowtify SENSORS im Detail

Ja. flowtify hat große Standortnetzwerke mit bestehender Sensorik angebunden, oft über mehrere Länder hinweg, und im Lauf der Jahre verschiedene führende Sensorsysteme integriert.

Verantwortliche werden sofort per Push-Benachrichtigung, E-Mail und im flowtify Dashboard alarmiert, optional mit klaren Folgeanweisungen. Der Vorfall wird als Ereignis bewertet und mit einer dokumentierten Korrekturmaßnahme verknüpft, bei Bedarf mit Fotonachweis, und bis zur Auflösung nachverfolgt. Wird er nicht fristgerecht aufgelöst, kann flowtify über bis zu vier Stufen an die nächste Rolle in Ihrer Hierarchie eskalieren. Das ist der Kreislauf aus Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen (CAPA) im Betriebsalltag, und alles bleibt nachvollziehbar.

Jeder strukturierte Prüfbereich: Lebensmittelsicherheit, Arbeitssicherheit, Lieferantenaudits oder interne QS-Checks. Ihre Organisation definiert, was geprüft wird, wie bewertet wird und wer nachfasst.

Mehr dazu: flowtify AUDIT im Detail

Ein kleines Team von vier bis fünf Auditoren kann mehrere hundert Standorte abdecken. Der unternehmensweite Fragenkatalog wird einmal erstellt, im Feld genügen handelsübliche Smartphones oder Tablets.

Ja. KO-Kriterien, gestufte Punktesysteme, Smiley-Skalen oder einfache Ja-Nein-Checks: Bewertungslogik, Schwellenwerte und Benachrichtigungswege folgen dem, was in Ihrer Organisation gilt.

Ja. Von der internen Selbstbewertung durch die Marktleitung bis zum externen Zertifizierungsaudit arbeitet jede Rolle im selben System, die Ergebnisse bleiben über Standorte und Zyklen vergleichbar.

Ja. Feststellungen werden in Korrekturmaßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Fristen überführt, bis zur Lösung nachverfolgt und revisionssicher dokumentiert. Aus wiederkehrenden Feststellungen über Standorte hinweg lassen sich Vorbeugemaßnahmen ableiten, damit ist das CAPA-Prinzip (Corrective and Preventive Action) im Betriebsalltag abgedeckt.

flowtify SUPERVISION ergänzt die Plattform um eine Ebene für die Zusammenarbeit unabhängiger Organisationen. Jeder Account bleibt eine klar getrennte Einheit mit eigener Datenhoheit, definierte Inhalte lassen sich strukturiert teilen.

Mehr dazu: flowtify SUPERVISION im Detail

Freigaben werden über Rollenberechtigungen gesteuert, vom einzelnen Standort bis zum gesamten Unternehmen: Der Franchisegeber sieht genau das, was für gemeinsame Standards nötig ist, nicht mehr. Verantwortung und Datenhoheit bleiben im Account des Betreibers verankert.

Ja. Externe Auditoren, Zertifizierungsstellen oder Berater erhalten gezielten Zugriff auf die für sie relevanten Standorte, Audits oder Ergebnisse, ohne Teil der operativen Struktur zu werden.

Die Rollout-Geschwindigkeit hängt von der Struktur ab, nicht von der Größe. Im Handel gingen Netzwerke mit über 1.000 Standorten innerhalb weniger Wochen live. Vorkonfigurierte Hardware und Vorlagenbibliotheken verkürzen den Weg zusätzlich.

Mehr dazu: Start here: drei Einstiegswege

flowtify wird modular bepreist, abhängig von den gewählten Modulen und der Anzahl der Standorte. Der konkrete Rahmen wird in einem kurzen Beratungsgespräch auf Ihr Setup und Ihren Rollout-Plan zugeschnitten.

Ja. In der flowtify HACCP App bleiben Checklisten und Dokumentationsfunktionen bis zu 48 Stunden ohne Internetverbindung verfügbar, erledigte Aufgaben werden bei wiederhergestellter Verbindung automatisch synchronisiert. In flowtify AUDIT lassen sich auf das Mobilgerät geladene Audits vollständig offline durchführen, inklusive Fotos und Bewertungen.

Derselbe Kreislauf läuft in allen operativen Modulen. Eine Unregelmäßigkeit wird erkannt, durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in flowtify HACCP, durch einen Messwert in flowtify SENSORS oder durch eine Auditorin oder einen Auditor in flowtify AUDIT. Sie wird einer verantwortlichen Person mit Frist zugewiesen, bis zur Auflösung nachverfolgt und revisionssicher dokumentiert. In flowtify HACCP und SENSORS kann eine verstrichene Frist eine konfigurierbare Eskalation über Ihre Hierarchie auslösen. In flowtify AUDIT lässt sich jede Feststellung einer eigenen verantwortlichen Person mit eigener Frist zuweisen. Wiederkehrende Auffälligkeiten über Standorte hinweg machen Vorbeugemaßnahmen sichtbar. Jede dieser Funktionen setzt das jeweilige Modul voraus.

Mehr dazu: Korrekturmaßnahmen und Eskalation im Detail

flowtify ist täglich in über 15 Ländern im Einsatz. Auch Standortnetzwerke über mehrere Länder hinweg laufen auf derselben Plattform und Kataloglogik, und die revisionssichere Dokumentation hat sich dabei in behördlichen Kontrollen und externen Audits bewährt.

Ja. flowtify erfasst Kontrollen und Sensordaten mobil, manipulationssicher und mit Zeitstempel und erzeugt damit revisionssichere Dokumentation. Verordnungen, Leitlinien und Ihr HACCP-Konzept lassen sich in der App hinterlegen, kontinuierliche Sensoraufzeichnungen fließen in dieselbe revisionssichere Dokumentation wie manuelle Kontrollen.

Ja. Alle Kundendaten werden auf Microsoft Azure in der Region Germany West Central (Frankfurt am Main) gespeichert und verarbeitet, unabhängig davon, wo Ihre Teams arbeiten. Die Infrastruktur ist nach ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 2 Type II und BSI C5 zertifiziert. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO und technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sind verfügbar.

Mehr dazu: IT-Sicherheit und Datenschutz im Detail

Nein. Jede Eingabe wird mit Zeitstempel erfasst und kann nachträglich nicht manipuliert werden. Korrekturen werden als neue, nachvollziehbare Einträge protokolliert, damit bleibt die Dokumentation revisionssicher für Behörden und Zertifizierungsaudits.

Mehr dazu: IT-Sicherheit und Datenschutz im Detail

Betriebsdaten in Ihrem flowtify Account werden standardmäßig zwei Jahre vorgehalten; ältere Daten werden automatisch gelöscht, bei Vertragsende werden alle Daten gelöscht. Die Speicherdauer kann bei Bedarf kostenpflichtig auf individuelle Zeiträume erweitert werden. Details zur Aufbewahrung, einschließlich Unterauftragsverarbeitern und deren Backup-Zyklen, regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).

Daten werden at Rest verschlüsselt und bei der Übertragung mit TLS ab 1.2 geschützt; die mobilen Apps nutzen zusätzlich SSL-Pinning. So sind Qualitätsdaten auf dem Weg von jedem Standort zur Plattform geschützt.

Snapshots werden alle sechs Stunden erstellt, dazu tägliche georedundante Sicherungen mit mehr als 200 Kilometern Entfernung, ausschließlich in EU-Rechenzentren.

Die gemessene Verfügbarkeit liegt bei 99,97 Prozent. Vertraglich garantiert flowtify eine Systemverfügbarkeit von 98,5 Prozent im Jahresmittel, einschließlich Wartungsarbeiten; die Plattform steht 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr zur Nutzung zur Verfügung.